Как правильно оформить дубликат трудовой книжки

Гражданам, уже имеющим определенный трудовой стаж, необходимо знать, в каких случаях оформляется дубликат трудовой книжки, и чем он отличается от выписки из этого документа. Также немаловажно быть информированным о порядке восстановления кадровой документации. Эти сведения помогут избежать многих проблем, связанных не только с устройством на работу, но и, прежде всего, с оформлением пенсии.

Трудовая книжка (ТК) должна выдаваться на всю жизнь при первом трудоустройстве. Потеря этого документа случается крайне редко. Это связано с тем, что ТК выдаётся владельцу на руки лишь после увольнения, а до этого всё время хранится на самом предприятии. Если же документ был всё же потерян или уничтожен в ходе затопления или иного бедствия, то выдача дубликата трудовой книжки потребует соблюдения установленной законом процедуры.

Дубликат трудовой книжки

Что нужно делать при потере трудовой книжки

Оформление дубликата трудовой книжки не следует путать с выдачей копии (выписки) из этого документа. Запрос на дубликат может заполняться лишь в том случае, если имеет место отсутствие оригинала книжки. Если же в банке, посольстве или при начислении субсидий от вас требуют предоставить копию ТК, делать новый экземпляр ранее выданного документа ни к чему. Выдача дубликата трудовой книжки происходит в случаях:

  • уничтожения или потери;
  • прихода оригинала в негодное состояние, делающее невозможным его дальнейшее использование;
  • признание записи об увольнении не соответствующей действительности (в связи с лишением свободы и т. д.);
  • уничтожение всего документа или отдельной его части (вырваны страницы).

Следует учесть, что за выдачу дубликата отвечает тот, кто был ответственен за хранение оригинала ТК. Если в кабинете, где хранились документы сотрудников, произошел пожар, затопление или иная авария, ответственность несёт руководитель предприятие. Если же документ потерян самим гражданином, на имя которого он выписывался, то утерянный экземпляр восстанавливается им самостоятельно.

Дубликат трудовой книжки при утере, уничтожении или обнаружении неправильных сведений, восстанавливается с помощью подачи обращения на имя директора. Заявление на выдачу восстановленного бланка составляется в письменной форме.

Как сделать дубликат трудовой книжки

Если ответственность за уничтожение или утрату ТК лежит на предприятии, где она хранилась, для восстановления утраченного или испорченного документа о рабочем стаже руководство обязано отправить официальный запрос в Пенсионный фонд и Госархив. Кроме того, за счет предприятия приобретается новый бланк.

Целью запроса является получение подтверждающей информации о периодах трудового стажа гражданина на предыдущих местах работы. Если же в Пенсионном фонде отсутствует информация о каком-либо периоде деятельности гражданина, запрос подаётся в местное управление Госархива.

После получения официального ответа на запрос, директор предприятия поручает начальнику кадрово-организационного отдела или одному из других подчиненных оформить дубликат утраченного документа на основании полученных архивных сведений о рабочем стаже владельца ТК.

Стандартное оформление дубликата трудовой книжки (образец) можно рассмотреть на следующем примере:

  • на титульном листе ТК сверху штампуется или отчетливо пишется от руки слово «Дубликат»;
  • ниже на той же странице указываются данные о сотруднике;
  • в начальной графе второй страницы бланка вносится информация об общем стаже работника до его трудоустройства на текущем месте (в годах и месяцах);
  • в последующих графах хронологически вносятся сведения о местах работы гражданина до приёма на нынешнее место.

Данные о текущей должности сотрудника заверяются подписью директора и штампом. Как и в утерянном (испорченном) оригинале ТК, записи о стаже вносятся следующим образом:

  • дата трудоустройства;
  • сведения о назначенной ему должности;
  • номер и дата приказа о приёме на работу;
  • дата и причина увольнения;
  • номер и дата приказа об увольнении.

В решении вопроса, как правильно оформить дубликат трудовой книжки, необходимо помнить, что вся процедура должна быть завершена в 15-дневный срок с момента подачи обращения. Это правило может быть нарушено только по причине того, что ответ на поданный запрос из архива пришёл с запозданием.

Что необходимо помнить при восстановлении бланка трудовой книжки


Образец заполнения дубликата трудовой книжки при утере несложен, однако это не означает, что кадровик или секретарь, которому директор поручил восстановить сведения на бланке ТК, могут пренебрегать общепринятым правилами. Если же в кадрово-организационном отделе испытывают сложности, не зная, как заполнить дубликат трудовой книжки, необходимо неукоснительно следовать правилам и рекомендациям, изложенным в нормативных документах. В них, в частности, говорится следующее.

  • Если гражданин, устраивающийся на работу, просит восстановить ему потерянную ТК, это является нарушением законодательства, поскольку дубликат трудовой книжки восстанавливается либо по предыдущему месту работы, либо путём самостоятельной подачи запроса в Пенсионный фонд РФ или Госархив.
  • Если бланк ТК закончился, вместо него не делается новая книжка, а пришивается вкладыш, являющийся хронологическим продолжением записей.
  • При отсутствии подтверждающих документов, касающихся того или иного места работы, они не могут быть внесены в дубликат ТК.
  • В качестве документов, подтверждающих факт работы на предприятии, могут быть использованы письменные свидетельские показания (не менее двух лиц), документы о получении премий, почетные грамоты, карточка члена профсоюза.
  • Если на предприятии произошла массовая утрата кадровой документации, для её восстановления создаётся специальная комиссия, включающая руководство, представителей профсоюза и трудового коллектива.

Несмотря на то, что все эти правила обычно используются в организациях, часть из них может быть применена и в самостоятельном восстановлении документа. Это касается тех случаев, когда потеря ТК произошла по вине гражданина в то время, когда он был временно безработным, а трудовая книжка находилась у него на руках.

Важно учесть, что владелец книжки не имеет полномочий самостоятельно вносить данные на страницы ТК, это делается по последнему месту службы. В его обязанности входит покупка пустого бланка и подача запроса в Государственный архив и (или) Пенсионный фонд. Практическое решение вопроса, как оформить дубликат трудовой книжки возлагается на кадровика или другого ответственного сотрудника.

Можно ли восстановить дубликат трудовой книжки по почте

Переезд в другой город существенно осложняет возможное восстановление кадровой документации, однако не делаёт её невозможной. Выход может быть найден при помощи подачи запроса на прежнее место работы заказным письмом через Почту России или одну из курьерских служб. Однако при этом гражданину, нуждающемуся в получении нового бланка ТК, понадобится учесть ряд нюансов.

Поскольку речь идёт о восстановлении документа, утерянного по вине самого сотрудника (увольнение не могло быть официально оформлено без выдачи ТК), ему понадобится самостоятельно получить в Госархиве выписку, подтверждающую факт работы на предыдущих местах и срок каждого периода трудоустройства. В обязанности руководства по последнему месту трудоустройства входит лишь оформление дубликата ТК.

Исходя из того, что вина за отсутствие оригинала книжки лежит на гражданине, а не на организации, где он работал до потери документа, на него возлагается также обязанность приобрести незаполненный бланк ТК. Если запрос на выдачу дубликата отправляется заказным письмом, пустой бланк документа можно вложить прямо в конверт вместе с заявлением на имя директора и подтверждающей документацией, ранее полученной из Госархива. Заполненный дубликат ТК с печатью и подписью руководства предприятия по последнему месту работы будет выслан бывшему сотруднику заказным письмом.

Добавить комментарий

Ваш e-mail не будет опубликован. Обязательные поля помечены *