Как правильно оформляется вкладыш в трудовую книжку

Cложная ситуация на рынке труда, а также желание найти более высокооплачиваемую работу вынуждает многих граждан со временем менять место занятости. Иногда это требует от человека оформления нового вкладыша в трудовую книжку, поскольку все свободные страницы в ней уже заполнены.

Обычно оформление вкладыша в трудовую книжку возлагается на специалиста-кадровика, который имеется в штате каждого более или менее крупного предприятия. Однако если речь идёт о частной фирме с небольшим числом сотрудников или имеет место ситуация, когда человек уже уволился с предыдущего места работы, то вопрос, как оформить вкладыш в трудовую книжку, зависит от самого владельца этого документа.

Вкладыш в трудовую книжку

Зачем нужен вкладыш в трудовую книжку

Казалось бы, если все страницы в трудовой книжке уже заняты старыми записями, наиболее легким способом решения проблемы является оформление аналогичного документа. Но поскольку этот вариант искажает смысл учета предыдущих мест рабочей деятельности сотрудника, единственным возможным способом продолжения срока использования трудовой книжки является заведение вкладыша. Исключение — утеря или порча документа. Однако этот вариант неблагоприятен, поскольку он предполагает восстановление всех записей через Пенсионный фонд, Госархив или в судебном порядке.

Приложение к трудовой книжке имеет четко установленную форму. Самостоятельное изготовление этого документа недопустимо. Согласно Постановлению Правительства № 225 от 16 апреля 2003 г., ответственность за записи в трудовой книжке несёт работодатель. Таким образом, вшивается вкладыш не по собственной инициативе, а по распоряжению директора.

Довольно часто работодатель вынуждает сотрудника приобретать вкладыш к трудовой книжке за свои деньги. Однако это никак не подразумевает, что вшиваться он должен самим сотрудником. Это входит в полномочия руководителя предприятия или ответственного перед ним лица.

Пример заполнения вкладыша к трудовой книжке

Когда работодатель не знает, как вшить вкладыш в трудовую книжку, нужно следовать установленным правилам. Так, при отсутствии свободного места или страниц для новых записей, на титуле книжки ставится штамп «выдан вкладыш», рядом указывается его номер и серия.

Важно учесть, что штамп и запись делаются не на вкладыш, а на основной документ. Написанные от руки номер и серия должны быть аналогичны цифрам, напечатанным на вшиваемом вкладыше. Иначе существует вероятность, что документ впоследствии признают недействительным.

Затем делается запись на титуле о владельце документа. В ней указывается:

  • Ф.И.О. и дата рождения;
  • сведения об образовании (с указанием названия, номера диплома или свидетельства);
  • специальность;
  • дата заполнения;
  • подпись лица, на имя которого заполняется документ;
  • подпись работодателя, ответственного за выдачу документа;
  • штамп организации.

Далее следует вшить вкладыш в трудовую. Эта процедура происходит с использованием шила/ толстой иглы, с помощью которой центры сгиба вкладыша и трудовой книжки прокалываются в четырёх местах. Сквозь образовавшиеся отверстия иголкой с нитью документы плотно соединяются. Важно учесть, что вкладыш пришивается не к середине книжки, а с внутренней стороны её задней обложки. Вкладыш должен находиться внутри неё.

Что нужно учесть при заполнении вкладыша трудовой книжки

Первое, что необходимо учитывать после того, как приложение будет вшито — это то, что правом заполнить вкладыш может воспользоваться только работодатель или специалист отдела кадров. Достаточно часто такая работа возлагается на секретаря, особенно в тех организациях, где нет отдельной штатной единицы, ответственной за кадрово-организационную работу.

Нумерация во вкладыше является хронологическим продолжением записей в книжке. Таким образом, самостоятельное проставление нумерации без учета книжки недействительно. Также недействительным будет приложение, предъявляемое отдельно от трудовой книжки. Это касается даже тех случаев, когда на нём имеется правильно заполненный титульный лист, подпись работодателя и штамп организации.

Чрезвычайно важно соблюдать не только проставление нумерации, но и правильный порядок ведения записей. Дата и причина увольнения с предыдущего места работы должна чередоваться с записью о приёме на новую должность.

Обязательно ли писать заявление с просьбой продолжить действие трудовой? Практика показывает, что если директор предприятия попросил вас составить подобное заявление, то это почти всегда означает, что из вашей зарплаты будет вычтена стоимость бланка. По закону, выдача, вклеивание (пришивание) вкладыша входит в обязанности работодателя. Таким образом, требование написать заявление по «личной инициативе» незаконно.

Что недопустимо при ведении кадровой документации

Заполнение документов, связанных с приёмом и увольнением сотрудников, — чрезвычайно ответственная задача, требующая максимального внимания. Если обнаружение ошибок во внутреннем документообороте предприятия не предполагает судебного разбирательства, то потеря или порча трудовой книжки может вынудить увольняющегося работника потребовать от своей бывшей организации компенсации за моральный вред. Ведь согласно действующему законодательству, восстановление трудовой документации потребует от гражданина немалых усилий, не говоря уже о потерянном времени и возможных сложностях при оформлении пенсии.

Именно поэтому начальник отдела кадров или другой ответственный сотрудник должны обязательно знать, что категорически запрещается при ведении документов кадрового учета. А именно:

  • самовольное переименование (зачеркивание) названия страницы о награждениях сотрудника на «сведения о работе»;
  • вклеивание чистых страниц;
  • использование вместо приложения дополнительного чистого бланка трудовой книжки;
  • внесение информации неразборчивым почерком, с неясной или нечетко проставленной датой и штампом;
  • нарушение хронологии приёма и увольнения с работы;
  • неаккуратное пришивание вкладыша, допускающее возможность его открепления;
  • внесение ошибочной информации (включая номер и серию);
  • удаление (отрывание) обложки приложения.

Если сотрудник официально сменил фамилию, соответствующие изменения должны быть произведены не только на трудовой книжке, но и на вкладыше. Для этого перечеркивается старая фамилия и вместо неё пишется новая. На обратной стороне оформляется запись с номером и датой государственного свидетельства, на основании которого было выполнено изменение паспортных данных.

Как исправить неверную запись в трудовой книжке

Человеческий фактор — одна из наиболее распространённых причин внесения ошибочных сведений в деловую документацию. Не исключением здесь является и кадровые документы. Если не брать во внимание неточности в цифрах и датах, которые обычно случаются из-за невнимательности заполняющего трудовую книжку, часто также фиксируются случаи, когда неопытный или начинающий кадровик решает продолжить ведение записей в разделе «Сведения о награждениях».

Подобное необдуманное решение может привести к тому, что спустя несколько лет, когда человек будет вынужден по каким-либо причинам сменить рабочее место или выйдет на пенсию, у него возникнут проблемы с трудоустройством на новом месте или с назначением пенсии.

Сведения о работе могут указываться только в заранее выделенном для этого разделе. Перечеркивание или иные самостоятельные изменения наименований в разделах документа могут стать причиной признания его недействительным.

Если же объективные обстоятельства требуют исправления записи о трудоустройстве работника, это делается путём признания конкретной информации недействительной и внесения верной записи с подписью и печатью работодателя.

Зачеркивание в кадровых документах возможно лишь в случае перемены фамилии. Но и эта процедура требует соблюдения ряда формальностей. Кроме внесения сверху или снизу новой фамилии сотрудника, к его личному делу обязательно подшивается ксерокопия свидетельства об изменении паспортных данных.

Что необходимо знать о восстановлении трудовой книжки

В случае потери трудовой книжки или оформленного вкладыша к ней, первое, на что нужно обратить внимание — это то, по чьей вине документ был утерян. Как правило, здесь возможны только два варианта: если документация находилась на хранении у работодателя и была уничтожена (потеряна) в результате пожара, переезда, затопления, кражи или по иной причине, то в этом случае вся ответственность за восстановление документов возлагается на руководителя организации. Если же уволенный сотрудник получил трудовую книжку на руки и сам её потерял, то и восстанавливать её он будет самостоятельно.

Если к моменту потери документа гражданин успел сменить достаточное количество рабочих мест, имеет смысл восстанавливать трудовую книжку не путём обхода всех предприятий, где он работал, а через Пенсионный фонд или Государственный архив. Учитывая, что многие коммерческие предприятия часто после нескольких лет работы прекращают свою деятельность, восстановление кадровой документации обычным способом чаще всего бывает невозможно.

Чтобы восстановить трудовую книжку через местное отделение Пенсионного фонда, следует написать заявление с указанием причин для выписки нового документа. Обращение можно подать лично или по почте. В десятидневный срок полученное заявление будет рассмотрено, после чего его автору направят ответ в виде справки о трудовом стаже, местах и сроках работы. По аналогичной процедуре можно восстановить утерянный документ с помощью обращения в Госархив.

Добавить комментарий

Ваш e-mail не будет опубликован. Обязательные поля помечены *