Как выглядит инструкция по заполнению трудовых книжек

Трудовая книжка (ТК) является главным документом, содержащим информацию о профессиональной деятельности гражданина. Поскольку сведения, указанные в ней, впоследствии используются для начисления пенсии, то для точного внесения записей в 2003 году была разработана инструкция по заполнению трудовых книжек.

Следуя её положениям, оформление трудовой книжки при приеме на работу находится в сфере полномочий работодателя. Документ должен оформляться для тех сотрудников, которые приняты:

Заполнение трудовой книжки

  • на постоянной основе;
  • на ограниченный срок по контракту;
  • на сезонные работы (если трудоустройство по данной вакансии является единственной работой);
  • вне штата, но при этом подлежат обязательному страхованию.

Трудовой договор без записи в трудовую книжку подписывается лишь тогда, когда сотрудник имеет основное рабочее место на ином предприятии, но желает иметь дополнительный заработок при трудоустройстве по совместительству.

Чем опасно неправильное заполнение кадровой документации

Правила заполнения трудовой книжки важны не только для сотрудника, на которого оформляется этот документ, но и для руководителя предприятия, который по закону несет прямую ответственность за оформление и хранение кадровой документации. Согласно ст. 192-192 ТК РФ и ст. 5.27 КоАП, в случае потери документа, порчи или внесения сведений, признанных впоследствии недействительными предусматривается штраф в размере:

  • от 1 до 5 тысяч рублей для начальника отдела кадров или другого ответственного за ведение кадровой документации сотрудника;
  • от 30 до 50 тысяч рублей для директора предприятия.

Существенный размер штраф — далеко не единственная неприятность. Не стоит забывать, что неправильная запись в трудовой книжке несёт ещё более серьёзные последствия для её непосредственного владельца — гражданина, на имя которого был выписан этот документ. Пострадавший в результате халатности должностного лица гражданин может испытывать немалые трудности при оформлении и расчете пенсии. А если ошибка будет обнаружена спустя годы, когда в связи с ликвидацией предприятия претензии будет предъявить уже не к кому, восстанавливать трудовую книжку придётся отнюдь не виновникам внесения неверных сведений, а владельцу документа. Восстановление потребует подачи запроса на выписку сведений через Госархив или Пенсионный фонд.

Как заполнять трудовую книжку

В решении вопроса, как правильно заполнить трудовую книжку, нельзя руководствоваться собственной инициативой. Сделанную в трудовой книжке запись легко можно считать недействительной при обнаружении в ней грубых ошибок. Чтобы избежать подобного развития ситуации, следует неукоснительно соблюдать правила ведения и хранения трудовых книжек, разработанные экспертами Минтруда РФ. В частности, они предусматривают:

  • прием на работу обязывает гражданина предъявить ТК;
  • заполнять бланк ТК может лишь директор, начальник кадрово-организационного отдела или другое уполномоченное руководством лицо;
  • порядок ведения трудовых книжек предполагает внесение записи не позже чем в пятидневный срок после приёма на работу;
  • если у гражданина отсутствует ТК из-за того, что это является первым местом его рабочей деятельности, обязанность по её оформлению возлагается на руководителя предприятия;
  • титульный лист ТК заполняется руководителем предприятия или начальником отделка кадров;
  • сотрудник, заполняющий ТК, обязан вносить записи ручкой обычного цвета;
  • порядок заполнения трудовой книжки не допускает использования римских цифр;
  • если цифра является одиночной, перед ней следует ставить «0»;
  • запись может считаться действительной только при наличии на странице штампа организации.

Правила заполнения трудовых книжек распространяются также и на вкладыши, если в самой ТК уже нет свободных страниц. Нумерация записей во вшитом вкладыше должна являться хронологическим продолжением номеров ТК.

Как происходит признание записи в трудовой книжке недействительной

Учитывая, что неправильная запись в трудовой книжке способна оказать значительное влияние на процедуру расчета пенсии, а также стать основанием для отказа в трудоустройстве, это означает, что подчистки, зачеркивания или исправления, кроме разрешенных соответствующей инструкцией Минтруда, не допускаются. Самостоятельно определить, запись недействительна или верна, можно очень просто. Следует лишь проверить, были ли соблюдены установленные правила оформления трудовой книжки.

Если в документе была найдена ошибка, отменить её можно путём внесения исправления, которое заверяется подписью директора и штампом организации.

Если человек обнаружил неточность в ТК спустя несколько лет, когда из-за ликвидации предприятия по старому месту предъявлять претензии уже фактически некому, неправильная запись в трудовой книжке может быть изменена после удовлетворения судебного иска. Для этого нужно подать в суд по месту жительства исковое заявление о признании сведений недействительными. Кроме самого иска к документам, представляемым на рассмотрение суда, прилагается выписка из трудовой книжки.

Как выглядит правильное заполнение трудовой книжки

Для любого опытного кадровика ведение трудовых книжек не представляет существенной проблемы. Однако если директор поручил внести запись в ТК кому-либо из сотрудников, кто недостаточно знаком с требованиями действующего законодательства, то здесь вполне могут возникнуть ошибки. Избежать их можно, используя образец заполнения кадровой документации. В частности, типичную запись в ТК можно рассмотреть на следующем примере:

  • номер записи (продолжает существующую нумерацию);
  • дата приёма в штат или дата увольнения (пишется арабскими цифрами в форме ДД/ММ/ГГГГ);
  • сведения о приёме или увольнении;
  • правовое основание (приказ директора, протокол заседания акционеров, судебное решение).

В вопросе относительно того, нужно ли в записи указывать причину увольнения, ответ однозначен: формулировка указывается согласно с общепринятой практикой. Это касается не только увольнения по соглашению сторон или личной инициативе гражданина, но и по решению руководства.

Образец записи в трудовой книжке не предполагает внесения дополнений, которые бы противоречили общепринятым правилам ведения кадровой документации. Поэтому при возникновении вопросов или недоразумений относительно толкования того или иного вопроса, касающегося оформления записи в ТК, сотруднику отдела кадров рекомендуется воспользоваться действующей инструкцией Минтруда РФ.

Как оформляется выписка из трудовой книжки

В определенных случаях гражданину может понадобиться для предъявления выписка из трудовой книжки. Обычно потребность в этом документе возникает тогда, когда нужно подтвердить официальное трудоустройство. И поскольку оригинал ТК не может быть выдан сотруднику до момента его увольнения, работодатель обязан выдать заверенную выписку в трёхдневный срок после подачи заявления.

По своему содержанию выписка из трудовой книжки образец является копией оригинала. Законодательство допускает три способа оформления выписок:

  • ксерокопия;
  • перенос сведений от руки;
  • перенос сведений на компьютерной технике с последующей печатью.

В подавляющем большинстве случаев на предприятиях различной формы собственности используют ксерокопии, к которым прилагается фирменный бланк организации, выдающей выписку. На бланке указываются:

  • реквизиты, адрес и контактный телефон предприятия;
  • серия и номер ТК;
  • Ф.И.О. сотрудника, на чьё имя выдаётся выписка;
  • таблица или нумерованный список ксерокопий, а также номера расположенных на них записей;
  • указание состояния трудовых отношений с гражданином, для которого составляется документ: «работает по настоящее время»;
  • подпись директора;
  • дата выдачи и штамп.

После того, как на каждой из ксерокопий ставится подпись руководителя и штамп предприятия, все листы, включая бланк с перечислением копий, прошиваются в один документ. После прошивки на неё также ставится печать организации.

Особые случаи при ведении записей в кадровой документации

Если с тем, как оформлять записи в трудовой книжке, проблем у большинства граждан быть не должно, то некоторые неурегулированные в законодательстве ситуации могут подвергнуть работника отдела кадров серьёзным сомнениям. К их числу может относиться неопределенность в оформлении отсутствия стажа на протяжении некоторого времени у принятого на работу сотрудника.

Следуя определению Конституционного суда РФ № 138-0, рабочий стаж не прерывается, если перерыв между увольнением с предыдущего места работы и новым трудоустройством не превышает месяца.

Кроме того, расчет стажа не прерывается при фактическом перерыве в работе до 3 месяцев у таких категорий граждан:

  • ранее уволенных в связи с ликвидацией (реорганизацией) предприятия или в связи с сокращением штатов;
  • имевшим временную нетрудоспособность, ставшую причиной увольнения с предыдущего места работы;
  • матери, ранее уволившиеся в связи с необходимостью ухода за малолетним ребёнком (стаж сохраняется до трудоустройства ребёнка);
  • граждане, уволившиеся по личной инициативе в связи с переводом супруга на новое место работы в другой регион.

Конституционный суд РФ
Вопрос относительно того, нужно ли вносить в ТК запись пребывания гражданина в местах лишения свободы, зависит от того, находился ли гражданин, будучи в заключении, на оплачиваемых работах. Если да, он имеет полное право требовать включения этого промежутка времени в свой трудовой стаж. Однако стоит учесть, что весь срок заключения в стаж не включается.

Что делать после окончания свободного места в трудовой

У многих людей, волею обстоятельств вынужденных часто менять место работы, может возникнуть объективная ситуация, когда свободные страницы в трудовой книжке уже закончились. Разумеется, так бывает далеко не со всеми гражданами, однако учитывая, что ТК выдаётся на всю жизнь, зарекаться от вероятности того, что такое может произойти и с вами, не стоит.

Что делать в подобной ситуации? Законодательство предусматривает четкий перечень действий, выполнение которых позволит сделать срок действия этого документа неограниченным. Речь идёт о вшивании вкладыша в ТК.

Использование вкладыша не допускает его самостоятельное изготовление, он может быть вшит в книжку лишь при полном соответствии установленной форме.

Чаще всего руководитель предприятия или кадровик обязывает сотрудника самостоятельно приобрести вкладыш. Однако заполнение приложения, включая оформление титульного листа и внесение записей о приёме на работу или увольнении, полностью возлагается на работодателя.

Вкладыш пришивается с внутренней стороны задней обложки. Для этого в обложке и самом вкладыше толстой иглой или шилом протыкаются отверстия, сквозь которые нитью два документа соединяются в единое целое.

Можно ли восстановить утерянную трудовую книжку

Потеря или порча трудовой книжки — достаточно редкое явление, поскольку этот документ, в отличие от многих других, выдаётся владельцу на руки только после увольнения. До этого момента он сберегается в сейфе отдела кадров или в ином приспособленном для этого месте. Наиболее распространённой причиной потери ТК является аварийная ситуация (пожар, затопление помещения) или человеческий фактор. Владелец книжки может её потерять по дороге на собеседование, забыть место, где она хранится, документ может быть испорчен из-за ненадлежащих условий хранения.

Так или иначе, в случае потери или порчи трудовой книжки она должна быть восстановлена. Ответственность за восстановление лежит на виновнике уничтожения документа. Если в результате пожара или стихийного бедствия документы отдела кадров были испорчены, за восстановление ТК отвечает руководитель организации. Если же книжку потерял сам её владелец, заботы об оформлении нового документа полностью зависит от него.

За восстановлением ТК следует обращаться с письменным запросом в Госархив или Пенсионный фонд. В каждом из этих учреждений хранится информация о трудовой деятельности граждан на протяжении многих лет. Также восстановить трудовую книжку можно, обратившись в суд.

Добавить комментарий

Ваш e-mail не будет опубликован. Обязательные поля помечены *