Как заверить копию трудовой книжки. Образец действий

Трудовая книжка (ТК) считается одним из наиболее важных документов. Однако при этом многие граждане, в том числе имеющие немалый рабочий стаж, совершенно не знают, как заверить копию трудовой книжки. Образец действий для оформления такой копии (выписки) поначалу может показаться сложным, однако это ошибочное мнение. Документ составляется достаточно быстро и при этом не требует предоставления дополнительных справок или свидетельств.

Для чего нужна копия трудовой книжки? Чаще всего она может требоваться для подтверждения стажа по определенной специальности, для оформления договора ипотеки или по другим причинам. Однако независимо от того, для чего гражданину необходима заверенная копия трудовой книжки, её составление должно происходить согласно утвержденной процедуре.

Заверить копию трудовой книжки

Как пишется заявление на выдачу копии трудовой книжки

Руководство предприятия или организации не имеет полномочий в выдаче сотруднику оригинала трудовой книжки до дня увольнения. При необходимости подтверждения наличия непрерывного стажа для банка или по иному месту требования гражданину может быть выдана копия трудовой книжки, заверенная работодателем. Право на оформление этого документа регламентировано ст. 62 Трудового кодекса РФ.

Обычно заверение копии трудовой книжки происходит на основании заявления сотрудника, которое подаётся в кадрово-организационный отдел предприятия. Если такого отдела не существует, заявление подаётся кадровику, секретарю или другому сотруднику, кто уполномочен руководством для ведения кадрового делопроизводства. В небольших коллективах можно обойтись и без письменного заявления, ограничившись устной просьбой к директору.

Заявление составляется в свободной форме, с указанием места требования копии документа или даже не указывая причину. При официальном запросе к руководству срок заверения копии трудовой книжки не должен превышать 3-х дней с момента подачи заявления. Если по месту требования документа нужно предъявить лишь последние записи в ТК, свидетельствующие о стаже на нынешнем месте работы, нет нужды снимать ксерокопии со всех страниц. Достаточно скопировать титульный лист и последнюю заполненную страницу.

В вопросе, как правильно заверить копию трудовой книжки важно учесть, что документ не подлежит буквальному переносу записей в новый аналогичный бланк. Ведь речь идёт о простой выписке, а не о восстановлении полноценного дубликата. Как правило, сейчас используется ксерокопирование и заверение путём подписи директора на каждом листе и штампом организации. Если же неопытный кадровик и сотрудник, на имя которого делается выписка, поступят неправильно, создав точный аналог трудовой книжки на новом бланке, то такой документ не будет считаться действительным, поскольку он оформляется по другой процедуре.

Как заверить копию трудовой книжки для получения кредита

Одной из наиболее распространённых причин, которая вынуждает граждан заверять копию своей трудовой книжки, является необходимость оформления банковского кредита. Финансовые учреждения заинтересованы в том, чтобы заёмщик имел стабильную заработную плату, которая бы гарантировала отсутствие проблем с перечислением регулярных платежей. Особенно это важно, когда речь идёт о крупном займе, не имеющем надёжного обеспечения.

Чтобы заверить трудовую книжку образец не нужен. Следует лишь помнить, что юридическую силу выданный документ будет иметь при наличии штампа предприятия и подписи её директора на всех скопированных страницах. Подпись должна сопровождаться разборчивым написанием фамилии начальника и надписью рядом с ней «Копия верна».

Разрешается использовать два способа заверения ТК:

  • постранично (заверяется каждая страница);
  • в виде прошитого комплекта ксерокопий (заверяется только титульный лист).

Поскольку в банках весьма серьёзно подходят к документам, подтверждающим доходы заёмщиков, во избежание возможных недоразумений заверение трудовой должно иметь письменное подтверждение о том, что гражданин действительно находится в штате этой организации. Для этого на странице, где расположена запись о приёме на нынешнюю должность, руководитель разборчиво пишет «Работает по настоящее время», после чего ставится дата, штамп и подпись. Разборчивый оттиск штампа обязательно ставится на подпись директора. Может показаться, что подобные мелочи не имеют особого значения, но не стоит исключать вероятность того, что по месту предъявления выписки могут усомниться в правильности её оформления. В результате это потребует выполнения повторной процедуры заверения.

Если же кадровик решил прошить комплект ксерокопий, к нему добавляется дополнительная страница в виде приказа директора о выдаче копии ТК на имя сотрудника по месту предъявления.

Срок действия заверенной копии трудовой книжки

Не зная точно о том, как заверить трудовую книжку, граждане полагают, что срок действия этого документа не имеет особого значения. Это утверждение верно лишь отчасти. Ведь в вопросе, сколько действительна копия трудовой книжки, следует учитывать не только юридическую правомочность выписки, но и индивидуальные условия той организации, куда предъявляется документ. В правовом смысле срок действия копии трудовой книжки не имеет ограничения, поскольку нормативное регламентирование по этому вопросу отсутствует. Однако существует большая степень вероятности, что при подаче заверенных год или полгода назад ксерокопий за подписью руководителя организации, в банке или посольстве потребуют обновить этот документ.

Финансисты рекомендуют, чтобы заверенные копии документов предъявлялись по месту требования не позднее, чем через 14 дней после их выдачи. Если же выписка с работы предъявляется для получения визы в иностранном посольстве, рекомендуется уточнить требования к сроку действия подаваемых документов заранее по телефону. Это связано с тем, что каждое посольство имеет свои ограничения, действующие в соответствии с собственным законодательством.

Наиболее либеральны в плане предъявления заверенных копий государственные и коммунальные организации. Если с момента выдачи копии трудовой прошло не больше 1-2 месяцев, с назначением субсидий или решением других вопросов недоразумений возникать не должно.

По умолчанию заверенная копия ТК действительна на протяжении 30 дней. Если же владелец документа за это время успел уволиться или приступить к обязанностям на новом месте, ксерокопия, не имеющая новой записи об этом, является недействительной и может стать причиной признания недействительным договора, для оформления которого она подавалась.

Что следует учесть при оформлении копии трудовой книжки

Имеет ли право банк или другая организация требовать нотариального заверения ксерокопии ТК? Если владелец документа всё ещё является штатным работником в организации, где находится на хранении этот документ, то тогда подобное требование неправомочно. Подписи директора, вместе со штампом, будет вполне достаточно. Однако если вы уже уволились и находитесь на сегодняшний день в статусе безработного, то в этой ситуации за удостоверением документа вам придётся обратиться в ближайшую нотариальную контору.

Возможно, делать заверение копии и вовсе не понадобится, в ряде случаев по месту предъявления документа достаточно предъявить оригинал ТК, с которого в вашем присутствии будет снято необходимое количество ксерокопий. Однако такой пример действителен не во всех ситуациях.

Количество страниц ТК, необходимых для оформления выписки, не регламентировано законодательством. Соответственно, если вы в своей жизни уже успели сменить много рабочих мест, будьте готовы к тому, что вам придётся снять ксерокопии для нескольких десятков страниц.

Иногда делать копию ТК просто нет нужды. Это касается людей, вышедших на пенсию или оформляющих документы для выезда на постоянное место жительства в другую страну. Здесь наверняка понадобится предъявить оригинал документа.

Альтернативные способы изготовления выписки из трудовой книжки

С тем, что копирование — наиболее легкий и оптимальный способ создания выписки из ТК, согласятся все. Но не всегда современное офисное оборудование может быть использовано для таких целей. Не все учреждения оснащены копировальными аппаратами, к тому же в некоторых из них израсходованный тонер в картридже может негативное влиять на качество ксерокопий. Обычно это отображается в виде того, что на листах проступают черные или белые полосы. Соответственно, нечеткая печать цифр и отдельных слов становится причиной искажения содержания документа. В такой ситуации вы с большой степенью вероятности столкнётесь с тем, что вашу копию документа попросту не примут в том учреждении, куда она предъявляется.

Кроме того, не стоит забывать, что многие жители в сельских и отдаленных районах не всегда имеют доступ к копировальным машинам. Это вынуждает использовать альтернативные варианты изготовления выписки из трудовой книжки.

Как же можно сделать копию ТК, не используя ксерокопии? Существует три варианта, которые смогут вам в этом помочь:

  • ввод текста на компьютере с последующей печатью на принтере;
  • сканирование страниц ТК с печатью на принтере;
  • рукописное копирование текста на листах бумаги.

В каждом из упомянутых случаев кадровику или другому сотруднику, кто будет заниматься изготовлением копии документа, следует учесть главное правило — копия трудовой книжки, независимо от способа её оформления, будет действительна лишь в том случае, если данные, которые в неё внесены, будут разборчивы и заверены руководством организации, ответственной за выдачу этого документа.

Получение выписки из трудовой книжки по почте

Как правило, в большинстве случаев, работающий на предприятии сотрудник лично изъявляет желание получить копию необходимого ему документа для предъявления по месту требования. Не исключением здесь является и выписка из ТК. Как это делается на практике, мы уже подробно рассмотрели.

Но не стоит сбрасывать со счетов и то, что головной офис компании, включая кадрово-организационный отдел, находится в одном городе, а небольшой филиал, где трудится владелец ТК, расположен в другом. Как следствие этого, традиционный способ получения тех или иных справок за подписью директора или главы правления осложняется. Ведь тогда сотруднику придётся потратить как минимум целый день на поездку. Что же можно сделать в подобной ситуации?

Учитывая, что для многих крупных российских компаний (прежде всего, торговых сетей) характерно наличие множества больших и малых филиалов по всей стране, выход из проблемы заключается в передаче документов, выданных в головном офисе, через экспедиторов, занимающихся доставкой товара или комплектующих.

Если же это невозможно, передать копию ТК можно по почте. Для этого нужно использовать одну из курьерских служб доставки или же обычное заказное письмо Почты России.

Добавить комментарий

Ваш e-mail не будет опубликован. Обязательные поля помечены *