Форма докладной записки: образец написания

Часто в рабочем процессе могут возникнуть ситуации, когда работодателю или непосредственному руководителю необходимо донести важную информацию, для чего служит докладная записка — образец можно скачать на нашем сайте. Она является разновидностью специального информационного справочного документа относительно некоторых событий. Обычно ее приходится составлять для оповещения о конкретных фактах и побуждения начальства к принятию соответствующих мер.

Грамотно написать записку позволит правильно подобранный образец. Несмотря на то, что бумагу необходимо составлять, руководствуясь определенными принципами этики, морали и делового стиля, в подавляющих случаях документ оформляется в произвольной форме. Важно понимать, какие автор будет преследовать цели, насколько серьезной будет описываемая проблема.

Докладная записка

Основы законодательства

В законодательстве РФ не указано, как написать докладную записку правильно. Следует сказать, что в нем даже отсутствует соответствующий термин. Трудовой кодекс ссылается на подобную записку через так называемый внутренний код. Благодаря этому удается корректно передавать полученную информацию от одних подразделений другим.

Докладная — это служебный документ, который имеет одинаковую силу с обычной внутренней запиской либо объяснительной. Его кодировка в соответствии с ОКУД — 0286041. Стандартная докладная записка на сотрудника обычно адресуется директору или функциональному руководителю работника. Исходя из обозначенной в ее содержании информации, принимается конкретное решение, зависящее от причины написания бумаги и важности приведенных фактов. Документ передает информацию в соответствии с вертикалью, в отличие от служебной записки, которая может направляться сотрудникам, имеющим одинаковый статус.

Докладная на сотрудника от объяснительной отличается тем, что во втором случае происходит описание сложившейся ситуации. Получить эту бумагу также должен руководитель или непосредственный начальник заявителя. Адресат на основании полученного документа принимает решение о причастности конкретного сотрудника к происшествию. Объяснительная записка имеет административное значение и зачастую пишется по требованию руководства компании.

Разобравшись, как писать докладную, следует понимать, что она оформляется или по личной инициативе, или по требованию уполномоченного лица. Фактически документ не имеет юридической силы и несет только информационную составляющую, что следует понимать при рассмотрении конкретного вопроса.

Составление докладной должно осуществляться с соблюдением этики и субординации. Отсутствует необходимость в указании порочащей и оскорбительной информации. Не рекомендуется давить на руководителя и предлагать уволить или оштрафовать нерадивого сотрудника, даже если он повел себя неподобающим образом. Любые приписки к документу «от себя» вызывают негативные эмоции и соответствующее впечатление об его авторе.

Роль и классификация докладной

Писать докладную записку на сотрудника обычно побуждает желание проинформировать начальство о некотором событии. Основной целью ее составления является обращение внимания на определенный факт для последующего выполнения соответствующих действий. Функции документа достаточно разные, они включают:

  • внесение рационализаторских предложений по оптимизации производства;
  • донесение собственной позиции по конфликту с руководством или коллегой;
  • выполнение урегулирования возникшего вопроса по административной, хозяйственной или производственной линии;
  • выражение директору своего мнения относительно принятого вердикта (зачастую это происходит через несогласие с чем-либо);
  • оглашение недоверия к начальству по неправомерному делегированию полномочий;
  • донесение на имя директора или непосредственного руководителя касательно нежелания подчиненных выполнять свои прямые обязанности;
  • уведомление начальника о том, что произошли материальные потери или конкретному лицу был причинен физический вред;
  • информирование вышестоящего руководителя о выявленном дисциплинарном нарушении;
  • сообщение о положительных моментах в работе.

Часто сотрудникам приходится писать докладную записку о невыполнении должностных обязанностей — образец легко можно найти на нашем сайте. Специальной классификации документа не существует, однако целесообразно акцентировать внимание на частных вариантах его потребления. По своему содержанию форма докладной записки подразделяется:

  • на отчетную, где руководитель информируется о завершающем этапе действий и целесообразности предоставления последующих указаний по нормализации вопроса;
  • на информационную, если требуется донести до начальства важные сведения, побудить его выполнить некоторые действия;
  • на инициативную, когда автор желает внести изменения в определенные моменты исходя из текущей, представленной им ситуации.


Изучив образец докладной записки, можно понять, как правильно ее писать, а также заметить, что существует различие и по адресату. Исходя из того, кому она будет направлена, выделяют:

  • внешнюю докладную, адресованную руководителю иного подразделения или компании;
  • внутреннюю записку, направляемую вышестоящим руководителям в пределах одной фирмы.

Нужно сказать, что эти виды записок оформляются по-разному. Внутренняя докладная записка о нарушении трудовой дисциплины, прогуле, материальном хищении и других проступках обязательно оформляется на фирменном бланке организации. В ряде случаев на бумаге приходится излагать важные факты. Обычно в этом документе представляется информация негативного характера, в частности о прогуле работника или его неявки на работу. Иногда приходится извещать руководство об особых достижениях сотрудника.

Составление документа

Служащие не всегда понимают, как написать докладную записку правильно, на чье имя ее отправлять. В теории оформить ее может любой работник компании. Подача документа должна выполняться с учетом принципа субординации.

Персоналу нижнего звена изначально следует разобраться с проблемой с непосредственным начальником. Руководителю подразделения можно подавать докладную функциональному начальнику либо директору. Отельные ситуации позволяют писать бумагу напрямую, если требуется простановка визы прямого шефа.

Всякая докладная записка о невыполнении должностных обязанностей, неподобающем поведении сотрудников, утере материальных ценностей должна отвечать нормам, изложенным в ГОСТе 6-30.2003. Неправильное составление бумаг приводит к их юридической несостоятельности, что важно помнить при решении различных споров.

Некорректным случаем можно назвать ситуацию, когда записка пишется на начальника, о неправомерности действий которого и идет речь в докладной. Однако любой подобный документ желательно разбивать на три части. Пример докладной записки должен включать:

  • фактические данные, причины нарушения, поясняющие суть произошедшего случая;
  • авторские размышления, касающиеся конкретной ситуации, предложения вариантов решения вопроса;
  • заключение заявителя и рекомендации руководителю.

Разобравшись с докладной запиской о нарушении трудовой дисциплины — образец можно скачать на нашем портале, — следует задаться вопросом, как ее правильно оформить. Внутренний документ составляется на обычном формате А4 от руки и содержит:

  • личные данные получателя, которые указываются в верхней правой части листа, — ФИО, должность;
  • название подразделения, куда направляется бумага (эти сведения располагаются в верхней левой части);
  • точное название документа, которое записывается по центру листа, например докладная записка о прогуле;
  • дату составления бумаги (ниже арабскими символами);
  • краткую суть проблемы;
  • разбивку содержания на три блока;
  • визу заявителя с указанием полных ФИО (в нижней части записки).

Оформляя внешний документ, рекомендуется его отправлять как исходящий, то есть регистрировать в журнале учета. В частности, это может быть докладная записка о хамском поведении сотрудника другого подразделения или даже предприятия. Ее оформляют на специальном фирменном бланке. В тексте, кроме вышеизложенных данных, указываются:

  • данные отправителя;
  • исходящий номер документа;
  • наименование населенного пункта, где была составлена записка;
  • небольшой подзаголовок, например «докладная о…».

Получив записку об отсутствии на рабочем месте (образец не сложно найти в каждом подразделении предприятия), адресат обязан предпринять конкретные меры для устранения выявленных нарушений или проблем. Прямо в этом же документе излагается воля руководителя посредством наложенной резолюции. Указанная информация — основание для исполнения соответствующего решения.

Добавить комментарий

Ваш e-mail не будет опубликован. Обязательные поля помечены *