Что такое должностная инструкция

Обычно должностная инструкция используется для некоторых категорий служащих, работающих на предприятии. Все чаще к ней обращаются различные компании, фирмы и собственники с целью урегулирования отношений с персоналом. И здесь важно понимать, для чего нужна должностная инструкция, что она дает и чем может отличаться от стандартного трудового соглашения. С точки зрения закона следует обратить внимание на требования к ее оформлению, которые прописывает ТК РФ, а также на то, кто ее в последующем утверждает.

Указанный служебный документ важен и оказывает существенное влияние на правильное формирование рабочего процесса. Трудовой кодекс не содержит прямых указаний к обязательному составлению рабочей инструкции. Исключение — некоторые категории сотрудников, находящихся на службе в муниципалитете (п. 1 ст. 12 ФЗ от 02.03.2007 № 25), полиции (п. 3 ст. 25 ФЗ от 07.02.2011 № 3), охранных структурах, на работе в высших учебных заведениях. Во всех остальных случаях составление и подписание соответствующего документа необязательно.

Должностная инструкция

Основные понятия

Необходимо разобраться, что такое должностная инструкция, понять, каковы особенности ее составления. Это фактически внутренний распорядительный документ работодателя, где устанавливаются основные обязанности и права наемных служащих. Последние должны быть четко обозначены в общей структуре компании, поскольку конкретный работник может нести ответственность за порчу имущества, срыв сроков сдачи продукции, некачественное изготовление деталей, несвоевременное выполнение работ.

Грамотно разработанный и утвержденный документ позволит обозначить определенные меры воздействия на сотрудников, четко определить сферы влияния отделов, оперативно решать текущие и организационные вопросы. Работодатель обязан ознакомить своих подчиненных со служебной инструкцией под роспись. Допускается вносить в трудовое соглашение отдельные тезисы и положения из этого руководства.

Обычно подобная бумага составляется в соответствии с профессиональным стандартом, за счет чего удается конкретизировать трудовые процессы. Неисполнение любого пункта утвержденной инструкции чревато наложением административной или дисциплинарной ответственности. Четкое соблюдение регламента приводит к улучшению рабочей обстановки, исполнительности персонала, осознанию круга существующих обязанностей. Понимание того, как правильно составить должностную инструкцию, позволит защитить и работодателя, и подчиненного в спорных ситуациях.

Каждый сотрудник, устраиваясь на работу и претендующий на конкретную должность, обычно заключает трудовой контракт. Включить в этот документ полный перечень обязанностей служащего невозможно, ввиду чего целесообразно составление дополнительных предписаний, регламентирующих перечень работ и порядок действий соответствующего лица. С подобным списком сотрудника обязательно следует ознакомить письменно, ведь по сути должностная инструкция — это локальный нормативный акт, форма которого зачастую обезличена.

Оформление бумаги производится в соответствии со ст. 8 ТК РФ, а определение ее структуры и содержания осуществляется собственником предприятия. Предприятия нередко используют практику подписания подобных указаний исключительно после их согласования с профсоюзами. В обход этих правил невозможно издать приказ об утверждении должностных инструкций, поскольку он не будет иметь юридической силы.

Квалификационные характеристики и утверждение документа

Четкое представление о квалификационных характеристиках дает рабочий служебный регламент (ст. 195.1 ТК РФ). Под термином «квалификация» подразумевается набор конкретных навыков, знаний и способностей, необходимых для успешной работы на конкретной должности. Законодатели предлагают разбить характеристики на следующие составляющие (постановление Минтруда от 09.02.2004 № 9):

  • требования к знаниям;
  • обязанности;
  • необходимую квалификацию.

Профессиональные обязанности работника, находящегося на определенной должности, должны учитывать его конкретный функционал. Обозначенный круг деятельности может выполняться в полном или частичном объеме. Основные пожелания к знаниям ограничиваются списком требований относительно занимаемой должности. Квалификация сотрудника позволит определить его уровень знаний, позволяющих справляться с поставленными задачами, и стаж работы. Крупные государственные предприятия все чаще предпочитают пользоваться профстандартами, дающими больше возможностей, нежели обычные справочники.

Многие организации для оформления должностной инструкции на свое усмотрение пользуются специальной документацией. Государственные учреждения, включая те, что подчиняются муниципальным органам власти, обязаны в обязательном порядке пользоваться профстандартами.

Руководителям предприятий изначально рекомендуется выпускать положение по составлению регламентирующих документов. Все основные требования после определения служебных обязанностей и полномочий служащих сводятся в единый акт, на основании которого издается приказ по утверждению должностной инструкции — образец можно скачать на нашем сайте. В регламенте обычно прописывается:

  • ответственный исполнитель, отвечающий за выполнение бумаг;
  • список должностей, подлежащих проработке на предмет определения служебных требований;
  • предварительный вариант принимаемого документа;
  • содержание и структура бумаги;
  • образец распорядительного акта;
  • руководящий состав, имеющий право утверждения документов;
  • способы и механизм оповещения работников о возникших изменениях;
  • требования по срокам ведения документооборота.

Стоит отметить, что утвердить положение вправе только руководство компании.

Составление документа

Помощь в оформлении окажет подходящий пример должностной инструкции. Ее рекомендуется составлять с учетом:

  • общих сведений;
  • функциональных требований;
  • основных обязанностей по работе;
  • прав для осуществления деятельности;
  • ответственности сотрудника;
  • взаимодействия со смежными отделами, служащими, цехами.

Руководитель предприятия вправе самостоятельно принимать решение об утверждении собственной формы документа. Она должна учитывать основные особенности и специфику работы.

В общих положениях необходимо привести описание конкретной должности, особенностей работы подразделения и конкретных категорий сотрудников. Отдельно делается акцент на квалификационные требования и иерархию подчиненности. Достаточно важны такие моменты, как процедура назначения и увольнения с должности, вопросы по замещению работника и перечень нормативных правовых актов, которыми он руководствуется в работе.

Глава по основным задачам обычно прописывает ведущие направления, рабочее место и предмет деятельности. Все виды работ расшифровываются, что в конечном итоге позволяет прийти к желаемому результату.

Подраздел «Обязанности» описывает функциональные условия. Особый акцент следует сделать на внутреннем распорядке, соблюдении рабочего графика, выполнении требований конфиденциальности, исполнении графиков и своевременном представлении отчетной документации. Кроме этого, сотрудник обязан соблюдать правила этикета, качественно выполнять поручения руководителей.

Один из важных пунктов — права работника. В нем производится описание возможностей и порядок их использования. Подписывая документ, особо тщательно следует изучить вопросы контроля, компетентности по конкретным решениям, возможности предоставления информации другим сотрудникам о согласовании внутренних актов.

В разделе «Ответственность» важно уточнить варианты поощрения и административного воздействия на работника по результатам работы за определенный период. Они рассматриваются исходя из качества выполнения поставленных задач, допущенного брака, своевременной реакции на возникшую проблему.

ТК РФ позволяет работодателям использовать дисциплинарные или материальные инструменты воздействия на подчиненных. Иные формы ответственности, не предусмотренные законодательством, включая штрафы, не могут применяться для воздействия на нарушителей. Наиболее популярными видами наказания считаются вынесение выговоров, замечаний или увольнение с занимаемой должности.

Подраздел взаимосвязей должен учитывать возможные варианты коммуникаций сотрудников с другими отделами и службами предприятия. Он позволяет работнику в полной мере пользоваться своими правами и требовать исполнения обязанностей другими сотрудниками.

Подготовительный процесс

Прежде чем будет определена структура должностной инструкции, необходимо детально изучить материалы по ней. Проводится функциональный анализ отдельного уполномоченного. Разработка документа основывается на ТК РФ, законах о конкретной категории служащего, профессиональных стандартах и справочниках.

Часто приходится включать в перечень документации муниципальные и ведомственные нормативные правовые акты. На локальном уровне работа сотрудников должна выполняться в пределах принятых коллективных соглашений, положений отделов, внутренних правил и приказов собственника компании.

Руководитель вправе назначить того, кто должен разрабатывать должностные инструкции и закрепить это своим приказом. В распорядительной бумаге следует указать ответственное лицо, которое будет заниматься оформлением регламента и соблюдать принятые по этому поводу сроки.

Служебный акт обычно учитывает основные направления работы, поставленные цели, права и обязанности сотрудника. Задачей генерального директора и любого другого руководителя предприятия становится привлечение специалистов, способных адекватно оценить работу служащих. Проделанная работа и анализ существующего регламента позволит качественно проработать профессиональные требования к каждому сотруднику фирмы.

Понимая, зачем все это необходимо, руководителям удастся избежать неполноценных и размытых определений, понятий и толкований типовой должностной инструкции, что способно в последующем стать причиной низкого взаимодействия между служащими и неудовлетворительной производительности. Регламентирующий документ позволит исключить появление непонимания и конфликтов внутри компании.
Необходимый документ
Специфика деятельности государственных организаций и коммерческих фирм показывает, что разработкой инструкций занимаются:

  • начальники отделов, отдельных участков, подразделений под руководством генерального директора;
  • представители кадровых служб;
  • уполномоченные лица из числа рабочего персонала.

В компетенции генерального директора или любого другого руководителя назначать ответственных людей, которые будут заниматься созданием и внедрением необходимых правил и требований на предприятии. Идеально, если за основу будет взят образец должностной инструкции аналогичных видов деятельности Она должна отвечать действующим квалификационным характеристикам, профессиональным стандартам, ЕКС и ЕТКС.

Завершение оформления

Необходимо акцентировать внимание на том, чтобы конкретные указания разрабатывались на основании накопленного опыта, результатов консультаций с заслуженными работниками, организационных и технологических процессов.

Проект документа должен содержать титульный лист, пройти учет, быть вписан в журнал регистрации должностных инструкций, а также в обязательном порядке согласован с руководителями компании. Затем он проверяется юридическим отделом и юрисконсультом. В обязанности правоведов входит анализ документа на предмет его соответствия трудовым стандартам, принятым внутренним актам, и возможное выявление разногласий.

Прежде чем подчиненным будет подписан лист ознакомления с должностной инструкцией, необходимо предварительно ее одобрить через топ-менеджмент предприятия. Руководители отделов, имеющие непосредственное отношение к конкретной должности подчиненного, должны ознакомиться и завизировать данный документ. Иначе его вправе подписать генеральный директор или его заместитель.

На титульном листе проставляется срок действия должностной инструкции, штамп об утверждении, после чего она передается для ознакомления руководителю компании. По завершению указанной процедуры документ представляется работникам организации для ознакомления. Этот факт должен отражать журнал ознакомления с должностными инструкциями, к которому обычно прикрепляется подписной лист.

https://www.youtube.com/watch?v=GW2VT5K3-3M&t=2s
Процесс внесения изменений имеет отличие относительно указания специфики конкретной работы. Во всем остальном шаблон остается неизменным. Ответственному лицу необходимо сформировать его окончательный вариант, подлежащий согласованию с определенными отделами и заинтересованными работниками. Далее документ утверждается, после чего кадровикам необходимо будет издать приказ о внесении в него изменений. Сотрудники, имеющие непосредственное отношение к инструкции, знакомятся с ней под личную роспись.

Хранение инструкции осуществляется в соответствии со ст. 77 приказа Министерства культуры от 25.08.2010 № 558. Требования к данному процессу зависят от типа документа. Предварительный вариант учитывает особенности конкретной должности, а также штатное расписание предприятия. Интересно, что срок хранения должностных инструкций типового плана ограничивается 3 годами, после чего они подлежат пересмотру, индивидуальные же должны находиться на предприятии в отдельной папке не менее 75 лет.

Добавить комментарий

Ваш e-mail не будет опубликован. Обязательные поля помечены *