Как написать объяснительную записку по образцу

Наемные работники, столкнувшись с определенной проблемой в своей деятельности, зачастую не понимают, как оформляется объяснительная записка — образец можно скачать на нашем сайте. Она является внутренним документом физического или юридического лица, будь то небольшая фирма или крупное предприятие. Посредством нее происходит обоснование конкретных действий, связанных с уже произошедшим событием.

Обычно объяснительная входит в пакет документов и является сопроводительной бумагой. В ней целесообразно делать ссылки на законодательную базу и отдельные положения, связанные с ситуацией, изложенной в основном документе. Грамотное и последовательное изложение фактов поможет в отстаивании собственных прав и установлении обстоятельств дисциплинарного проступка.

Объяснительная записка

Когда необходимо давать объяснения

Указанная деловая документация позволяет прояснить руководителю компании ситуацию по существу вопроса с привлечением непосредственных участников или свидетелей события. Нередко объяснительная записка — пример всегда можно взять у секретаря работодателя — пишется потенциальным нарушителем. Главная задача ее оформления — выполнение внутреннего расследования и определение причин случившегося. По результатам разбирательства устанавливаются причины и прорабатываются варианты по недопущению подобных случаев.

Наиболее частой причиной для написания объяснительной записки является требование руководителя по факту выявления дисциплинарного нарушения, что закреплено на законодательном уровне. Работник вправе не давать показания и другую о себе информацию. Соответствующее положение позволит руководителю в одностороннем порядке принять меры административного воздействия, не проводя при этом дополнительного расследования.

Работодатель на законных основаниях может потребовать предоставить объяснение по изложенным фактам при выявлении неграмотного или неправильного исполнения служебных обязанностей. С одной стороны, полученный документ будет защитой в возможных судебных слушаниях, а с другой — окажется хорошим способом воздействия на сотрудника, стимулирующим к недопущению очередных проступков.

Порядок оформления

Прежде чем разобраться, как грамотно написать объяснительную бумагу и где найти подходящий бланк, следует изучить действующее законодательство РФ. В документе рекомендуется указывать следующую информацию:

  • реквизиты компании, ее название, куда работником направляется подобная записка;
  • фамилию, имя, отчество и занимаемую должность руководителя провинившегося сотрудника;
  • тип документа (в данном случае «объяснительная записка»);
  • дату составления бумаги;
  • номер регистрации;
  • объяснения по сути ситуации;
  • сведения об авторе документа с личной подписью.


Работники предприятий обязаны знать, как написать объяснительную записку, что указывать и основные требования к ней. За допущенные ошибки, естественно, придется ответить, при этом следует понимать, что серьезные нарушения могут привести даже к увольнению. В текстовой части объяснительной записки о невыполнении или ненадлежащем исполнении обязанностей необходимо подробно указать все известные сведения по произошедшему событию. Важно четко пояснить свою позицию с указанием личного мнения и отношения к фактическим результатам.

Если работник признает свою вину, это необходимо обязательно указать, делая акцент на раскаяние и сожаление, на то, что впоследствии подобное не повторится. Часто объяснительная записка о невыполнении должностных обязанностей и других проступках на имя директора или непосредственного руководителя в подобном изложении позволяет избежать наказания или существенно его смягчить. Сотрудник может оказаться и вовсе не виновным, о чем также следует заявить в документе. Приведенные доказательства и иные аргументы позволят отстоять свою правоту в глазах руководителя.

Форма объяснительной записки предполагает предоставление всех необходимых данных, позволяющих установить обстоятельства и причины возникшей ситуации. Когда речь идет о незначительной оплошности, невыполнении задания, не приведшего к материальному ущербу компании и другим потерям, руководитель вправе ограничиться выговором. Избежать многих проблем и не задумываться над тем, как писать объяснительную бумагу, позволит тщательная проработка своей должностной инструкции.

Методика составления и виды объяснительного документа

В зависимости от обстоятельств события различают и типы соответствующей документации. Простейшая ее форма может быть как объяснительной, так и оправдательной. В ней возможно рассмотрение следующих случаев:

  • опоздание на работу;
  • приход на предприятие в нетрезвом виде;
  • отсутствие на рабочем месте;
  • аморальные действия;
  • попирание требований трудового распорядка и производственной дисциплины;
  • допущение хищения материальных ценностей;
  • пренебрежение правилами противопожарной безопасности;
  • несоблюдение требований по охране труда;
  • невыполнение должностных обязанностей;
  • неполное или некачественное исполнение поставленных задач.

Законом не предусмотрена специальная форма составления объяснительной бумаги, поэтому ее допускается писать по вышеизложенным рекомендациям. Документ необходимо оформлять на листе формата А4.

Четких указаний к тому, как правильно написать объяснительную записку, не существует, как нет и указаний к тому, как ее представлять. В интересах работника прояснить ситуацию руководителю относительно конкретного события, что позволит выглядеть в его глазах достойно и уверенно. Желательно, чтобы объяснительная записка об ошибке в работе — образец общедоступен — была выполнена в письменном, а не в устном виде.

Трудовое законодательство наделило работодателей правом требовать предоставление информации со стороны подчиненных по волнующим вопросам. Здесь понадобится шаблон объяснительной справки для разного рода проступков. Наиболее сложными считаются вопросы, связанные с материальными убытками, рассматриваемые в рамках статей 199, 247 и 408 ТК РФ. Работник, со своей стороны, может отказаться от объяснительной записки об ошибке в работе и других моментах на основании статьи 27 Конституции Российской Федерации.

После того как документ был составлен, необходимо убедиться, что он дойдет до адресата. Поданный образец объяснительной записки рекомендуется зарегистрировать у секретаря руководителя. Сотрудник вправе потребовать предоставления копии бумаги, которая в последующем может помочь в судебных тяжбах. Понимая, что такое объяснительная, важно ответственно и внимательно подойти к вопросу ее составления, поскольку она способна оказаться весомой защитой в спорных ситуациях.

Сотруднику важно понимать, что в объяснительной необходимо отразить некоторое происшествие или проступок в свободной форме. Ее необходимо оформлять в деловом стиле, от первого лица, без использования ненормативных высказываний. Прежде чем оформить документ, рекомендуется тщательно все взвесить и по возможности проконсультироваться со специалистами.

В начале нужно указать, по какому случаю пишется данная бумага. Факты, которые руководитель не сможет доказать, не всегда нужно указывать. Не лишним будет обозначить, что ранее работник не привлекался к дисциплинарной ответственности и зарекомендовал себя как порядочный, добросовестный и исполнительный сотрудник.

Существующие нюансы


В большинстве случаев для прояснения ситуации используется пример простой объяснительной справки. Это вполне нормально и не стоит бояться соответствующих требований начальства. Многие руководители по своей инициативе разрабатывают определенную форму, необходимые графы документа, что упрощает и ускоряет процесс его составления. Разобравшись, как правильно писать объяснительную на работе, необходимо указать, что в тексте приводится исключительно достоверная информация, без разного рода дополнений и искажений.

Представление сведений должно осуществляться емко, кратко и понятно. Имея под рукой образец похожей бумаги, не стоит забывать о правильном подборе слов, в частности синонимов. От текущей ситуации возможна различная трактовка слов «задержался» и «опоздал». В первой ситуации объяснительная на работу предусматривает незначительное нарушение, в отличие от второй, где налицо признаки дисциплинарного проступка.

Не стоит прикрывать нарушителя или брать вину другого человека на себя, поскольку впоследствии это может привести к серьезным проблемам. В примерах объяснительных записок рекомендуется указывать объективные данные, поскольку по результатам расследования вероятны трудности уже внутри коллектива, особенно при взаимоотношении с другими сотрудниками.

Существуют и случаи, когда работники стараются донести полезную информацию до руководителя на предмет выявления некоторого нарушения, идущего вразрез с его профессиональной деятельностью. В пример объяснительной записки желательно включить варианты устранения обнаруженного несоответствия. Работодатель, увидев в своем сотруднике компетентного и серьезного специалиста, обязательно будет заинтересован в дальнейшем его продвижении по службе.

Особенности дачи объяснений

Руководитель на свое усмотрение может затребовать у своего подчиненного предоставление письменного пояснения на предмет свершения определенного действия согласно статье 193 ТК РФ. Это актуально до наложения дисциплинарного взыскания. Работник обязан дать объяснения в срок не более 2 суток. Со своей стороны, работодатель должен зафиксировать на бумаге факт соответствующего запроса. Несмотря на то что у контрагентов отсутствуют друг перед другом обязательства по затребованию или предоставлению объяснений, их получение сможет стать документальным подтверждением соблюдения прав работника.

Часто и сотрудники, и руководители неверно трактуют понятие объяснительной, докладной и служебной записки. Правильное их составление позволит без проблем отстоять свою позицию. Докладная коренным образом отличается от объяснительного документа. Ее используют для доведения информации руководству о сложившихся обстоятельствах. Основная ее цель — упразднить или предотвратить негативные последствия в дальнейшем.
https://www.youtube.com/watch?v=AztheDft5EI

Посредством этого служебного документа обеспечивается передача полезной информации в отделы, подразделения и другие ветви управления. Фактически они являются инструментом делового общения между руководителями, сотрудниками и подчиненными. Обычно их оформление вызвано необходимостью решения материально-технических, хозяйственных, организационных и прочих вопросов.

Служебная записка позволяет официально обозначить проблему и уведомить о ней компетентного служащего. В случае возникновения любых претензий об отсутствии реакции на проблему, неисполнение своих обязанностей и других спорных ситуаций указанный документ позволит защитить свои права и оспорить любые незаконные решения.

Добавить комментарий

Ваш e-mail не будет опубликован. Обязательные поля помечены *