Что такое пояснительная записка

Информационно-справочная документация, в число которой входит пояснительная записка, должна оформляться в соответствии с предусмотренными нормативами. В частности, следует обратить внимание на ГОСТ 6-30.2003, в котором детально расписаны правила унификации и организации оборота подобных бумаг.

Отвечая на вопрос, что такое пояснительная записка, следует сказать, что это бумага, где подробно излагается материал, который касается отдельных разделов или блоков какого-то конкретного документа, дается объяснение тому или иному факту. Она может подкрепляться к проекту приказа, планировке, нормативному правовому акту, смете, заявлению и множеству других справок. Некоторые случаи требуют от документа указания результатов проработки конкретного вопроса, экспертных заключений, выполненных расчетов, прогнозов социально-экономического значения и прочих предложенных решений.

Пояснительная записка

Вводная информация

Под соответствующим термином принято понимать документ, предоставляющий общие сведения относительно исследования научной работы или официальной документации, в частности бумаги, связанные с налоговой или бухгалтерской отчетностью. Информация, описанная в нем, должна строго отвечать тематике основной бумаги. Рекомендуется излагать содержание пояснительной записки в официально-деловом стиле. От правильного оформления документации зависит не только настоящее и будущее место работы, но и карьера человека, его продвижение по службе.

В правовой, дипломатической, административной и экономической сфере обычно придерживаются официально-делового стиля, для которого характерны следующие моменты:

  • отсутствие эмоциональной окраски, использование собирательных имен существительных, в основном родовых понятий;
  • предельная точность и лаконичность речи, правильный подбор терминов, грамотное их использование;
  • построение текста с использованием канцеляризмов, языковых штампов;
  • применение классических оборотов речи, включая фразы: вступает в законную силу, проводится в установленном порядке, по завершению работ и т.п.

Для составления деловых документов желательно иметь под рукой их образец заполнения. Чтобы правильно написать эту бумагу, предварительно потребуется изучить ГОСТ 6-30.2003. Документ можно оформлять от руки либо на стандартном бланке. В каждой компании или организации могут отличаться правила составления бумаг, в том числе существовать определенные требования, как писать соответствующие записки.

Особенности оформления


В трудовом законодательстве описано множество вариантов бумаг, которые в ряде ситуаций приходится составлять как по инициативе работодателя, так и по желанию наемного работника. Важно понимать, чем объяснительная бумага отличается от пояснительной записки, что в ней необходимо указывать и кому направлять. Нередко на имя директора организации приходится писать как первый, так и второй документ. Последний вариант должен обязательно содержать выводы и предложения.

В форме пояснительной записки автор может объяснить со своей точки зрения возникшую ситуацию, дать личностное заключение и, возможно, рекомендации. Объяснительная записка зачастую становится этапом разбирательств, когда были обнаружены несвоевременное, неполное или некачественное выполнение задания, нарушения трудового распорядка, резкие высказывания в адрес другого работника и т.д. Пояснительный же документ позволяет дать пояснение к конкретной бумаге, прокомментировать ее содержание. Он зачастую пишется на выполненный проект, отчет, разработанный план, смету и прочее.

Крупные государственные и частные предприятия используют пример пояснительной записки, позволяющий подготовить полный пакет документов относительно конкретного случая. Поэтому специалисты в области права рекомендуют предварительно изучить информацию о том, как написать пояснительную записку, каким образом ее представить. Обычно в тексте документа необходимо изложить все доводы и сведения о рассматриваемой проблеме. Пишут пояснительный документ налоговикам, к дипломным и другим работам и проектам.

Многие не понимают, как правильно написать пояснительную записку, как лучше это сделать. При ее оформлении желательно использовать сухой канцелярский язык, максимально кратко и емко излагать суть проблемы.

Оформление записки

Бумагу можно писать от руки или набирать на ПК. Внизу проставляется виза человека, ее составившего. Документ должен содержать все необходимые реквизиты, как того требует ГОСТ 6-30.2003. Когда он состоит более чем из одного листа, рекомендуется использовать переплет, а также обложку с обязательной нумерацией (прозрачную). Важно, что титул не маркируется. На остальных страницах номера проставляются в нижней части по центру.

Чтобы правильно написать эту бумагу, лучше заранее подготовиться, рассмотрев многочисленные примеры. Пояснительная записка — образец всегда можно скачать на нашем сайте. Она обычно используется как сопроводительная бумага к основному документу. С ее помощью удается обосновать содержание некоторых положений по установленному требованию. Все необходимые данные заносятся на специальный фирменный бланк организации с соответствующими реквизитами.

Когда необходимость составления пояснительной вызвана каким-либо происшествием, нестандартной ситуацией или нетипичным событием, ее допускается оформлять на обычном листе формата А4. После подписания она направляется в адрес вышестоящего должностного лица. Если написанный текст будет передаваться по горизонтали, рекомендуется его оформлять как служебный документ. Ему потребуется присвоить соответствующий исходящий номер.

Озадачившись проблемой, как лучше написать пояснительную записку, важно обратить внимание на указание в ней следующих реквизитов:

  • названия компании;
  • сведений об адресате (его должности и ФИО);
  • наименования документа «пояснительная записка»;
  • даты оформления и исходящего регистрационного номера;
  • подзаголовка к тексту, например «о случае» или «о вопросе»;
  • краткой информации по сути;
  • фамилии, имени и отчества автора с личной подписью.

Действующий ГОСТ 6-30.2003 рекомендует составлять бумагу в двух частях. В первой приводится основная информация, излагаются все факты, побудившие ее составить. Вторая часть описывает предпосылки к случившемуся и обосновывает причину написания записки. Разобравшись, как же написать пояснительную записку — образец помогут найти наши специалисты, — важно понимать, что подавать ее следует для внесения правок в отчетную документацию.

Составление пояснительной, как и служебной записки, относительно указания реквизитов идентичны, что закрепляет ГОСТ 6-30.2003. Если руководству компании необходимо донести информацию о происходящих событиях, связанных с обеспечением ее жизнедеятельности, потребуется составить докладную. Это правильно и с точки зрения отсутствия логической составляющей, в которой необходимо излагать выводы, давать предложения.

Пояснительный документ к проекту

Сведения, включаемые в пояснительный документ, могут нести как рекомендательный, так и обязательный характер. Обычно в содержании авторы придерживаются четко определенной структуры, то есть обязательно нужно дробить текст на разделы (подразделы), пункты (подпункты, перечни.

Все излагаемые сведения представляются в едином стиле, лаконичном, максимально ясном, четком, не допускается возможность двойного толкования. Аббревиатуры (специальные термины) применяются в соответствии с действующими требованиями и стандартами. Многие пояснительные записки составляются к различным проектам с дополнительными, раскрывающими включаются детальные расшифровки произведенных расчетов (методики), а также список литературы (перечень, используемых в работе информационных источников).

Оформляя пояснения к дипломам, например технической направленности, рекомендуется изначально изучить действующие нормативы и государственные стандарты. Учебные заведения зачастую используют специальные нормы расчетов собственной разработки, которых желательно придерживаться. Отклонение от существующих методик в оформлении таких записок недопустимо. Необходимые справочные данные и другую полезную информацию студенты могут взять в профильных библиотеках.

Обычная записка к проекту должна включать титульный лист, на котором размещаются основные сведения относительно исполнителя работы и ее наименования. Тематика обязана соответствовать тому, что выдает научный сотрудник, согласно аннотации, где приводится информация по содержанию разделов, кратко раскрывается тема.

Важно доступно изложить информацию, разделив работу на основную часть и заключение (выводы), а также список литературы и приложения. Аналогичным образом составляется подобный документ в налоговые органы и другие инстанции. С помощью таких пояснений можно подготовить отчет по бухгалтерскому балансу. Каждый документ оформляется в соответствии с разработанной формой.

Документальное сопровождение проекта

Необходимые документы
В теле документа обычно приводится информация, позволяющая раскрыть суть. Приводимые сведения структурируются, то есть делятся по параграфам. При этом они не должны быть менее 5 страниц. В основном блоке, кроме анализа указанных данных, рекомендуется приводить еще и комментарии, излагать свое видение проблемы. Допускается кратко освещать историю вопроса, описывать его специфику, варианты решения и методику исследования.

Представление материала должно завершаться собственными выводами, вытекающими из выявленных и рассмотренных фактов. Необходимо отметить и успех в достижении поставленной задачи. Вполне нормальным считается заключение, не занимающее по объему более 1 страницы. В конце пояснительной записки (по установленному формальному шаблону) приводится перечень использованной литературы и прочих источников информации.

Здесь уместно указать журналы, газеты, энциклопедии, научные работы, электронные ресурсы в алфавитном порядке. Не лишними окажутся данные относительно автора, издания, количества страниц и года его выхода. Общее число ресурсов должно оказаться более 6.

Подача проекта может быть предоставлена в виде электронного документа, например Word, PowerPoint и т.д. Допускается применение видеороликов и локальных ссылок на ресурс. Нормальной считается ситуация, когда проект загружается на съемный носитель, интернет-портал с правом доступа. Важно, чтобы при оформлении использовался шрифт Times New Roman, размер которого равен 14. В форматировании необходимо выполнить выравнивание по ширине, сделать отступ от левого края в 1,25 см. Желательно использовать стили заголовков, соответствующих разметке документа. Расположение заголовков нужно осуществлять с новой строки, а разделов — с новой страницы.

Когда документ составляется с использованием иллюстраций и слайдов, рекомендуется проставлять ссылки. В приложение помещают все диаграммы, графики, рисунки. Пояснительный документ допускается оформлять как чертеж, план, стендовый доклад. Подобные ситуации могут потребовать дополнительного представления вспомогательного материала в виде графиков. В заголовке темы следует избегать ненаучных названий и чрезмерно упрощенной терминологии.
https://www.youtube.com/watch?v=wlM45NSXiKg

Добавить комментарий

Ваш e-mail не будет опубликован. Обязательные поля помечены *